定型書簡は、文書と、名前、日付などの固有のデータ、またはその他の固有のデータを組み合わせて1つの書簡を形成することによって作成される標準文書です。 定型書簡は 、すべての関連情報を入手し、各読者に固有の方法で読みやすい形式で提示することを容易にします。

以下は、所有することがわかっている2つの名前と車、フォームレター、およびデータベースデータを使用した最初の完成したフォームレターの結果を含むデータベースデータの例です。

データベースデータ

 John Smith、日産、1997年、ブラック
Jane Doe、ホンダ、2003年、ホワイト 

定型書簡の例

 親愛な  、私の自動車販売店は中古の必死の必要性にあります  そしてその2倍の価値であなたの車を交換しても構わないと思っています。 私に戻ってください、そうすれば私たちはあなたを新しい車に乗せることができます。 

記入済みの定型書簡の例

 親愛なるジョン、私の自動車販売店は中古黒1997日産を切望しており、その2倍の価値であなたの車を交換しても構わないと思っています。 私に戻ってください、そうすれば私たちはあなたを新しい車に乗せることができます。 

 親愛なるジェーン、私の自動車販売店は中古白2003ホンダを切望して必要としており、その2倍の価値であなたの車を交換しても構わないと思っています。 私に戻ってください、そうすれば私たちはあなたを新しい車に乗せることができます。 

データベース用語、フォーム、レター、テンプレート